BTW in komkommertijd

Het is een beetje komkommertijd hier. Bij jou ook? 

Mooi moment om dingen op te pakken die je al te lang voor je uitschuift. Tenminste zo werkt het voor mij en kennelijk ook voor een van je netwerkcollega’s die nog niet zo lang zelfstandig is. Hij begon namelijk eerder deze week met de WeLegal administratie een maildiscussie over de btw op onkosten. 

Had me er nooit zo in verdiept en kan me voorstellen jij ook niet. Ik las mee en leerde er iets van. Met dank aan die kritische netwerkcollega werd die uitwisseling in komkommertijd, onderwerp voor deze korte blog. 

Je wilt dat je factuur klopt

Omdat je factuur ook een visitekaartje is wil je dat die hetzelfde niveau van professionaliteit uitstraalt als wat je qua dienstverlening neerzet. Ook btw fouten wil je dus zoveel mogelijk voorkomen. Ik hoor dat wel er veel fouten mee gemaakt worden, dus ik kan me de vragen ook voorstellen. 

Twijfel je of jij het zelf goed doet, lees er zelf over op de site van de belastingdienst en vraag advies aan je accountant, want één dikke disclaimer vooraf: ik ben geen fiscalist en dit is geen BTW advies. Ik schrijf hier alleen op hoe ik heb begrepen dat het zit voor zelfstandige juristen. 

De discussie begon met de declaratie van een etentje dat die netwerkcollega kado had gekregen van de cliënt. Hij had dat zelf voorgeschoten en afgesproken dat hij de kosten zou declareren via z’n maandelijkse factuur. Het speelde in een opdracht een tijdje geleden waarbij WeLegal de facturatie verzorgde. Zoals gebruikelijk hadden we de kosten van dat etentje op de factuur gezet en daarover 21% btw berekend, net als over de uren. 

Maar het was toch een kado?

De manier waarop we het qua btw verwerkt hadden was niet in de haak dacht de collega. Het was toch immers geen dienstverlening, maar een kado van de klant aan hem? Hoezo moet je daarover btw berekenen? Bovendien was hij bang dat als we het als reguliere onkosten zouden opvoeren hij er inkomsten belasting over moest betalen. 

Hij had het mis, maar toch ook weer niet zo erg als ik in aanvang dacht. 

De hoofdregel voor zelfstandige juristen: altijd btw

Btw kan extreem ingewikkeld zijn, zeker bij groepsstructuren, onderlinge doorbelastingen en buitenlandse fiscale verplichtingen, maar voor ons juristen is het gelukkig vrij simpel. De stelregel is dat als je onkosten in rekening brengt aan je opdrachtgever, je die als kosten op je factuur zet. Over het totaal van de factuur posten, dus zowel je uren als onkosten, bereken je het voor jou toepasselijke btw percentage van 21%. Dat was dus hoe wij het in dit geval gedaan hadden. 

Maar daar dacht die netwerkcollega dus echt heel anders over. En omdat ik door zijn stelligheid begon te twijfelen vroegen we het aan de accountant. Daarvan leerde ik iets nieuws, namelijk dat als kosten totaal los staan van de opdracht, als er geen prestatie voor geleverd is, dat je dan inderdaad kunt stellen dat geen btw berekend moet worden. Wist ik niet. Jij wel? Je kunt je afvragen of het vaak voorkomt bij zelfstandige juristen, want wij zien het eigenlijk nooit. Was het hier van toepassing? Daar kun je over discussiëren, want was het nou werkelijk een kado dat los stond van de opdracht, of was het eigenlijk een kado als extra beloning voor goed werk, of een bijzondere prestatie? Ik denk het laatste, maar wellicht dat het voor de betrokken netwerkcollega anders voelde.  

Ook bij treinkaartjes btw

In het gesprek met de collega bleek ook dat hij dacht dat je vergoedingen voor treinkaartjes zonder btw factureert. Dat dat niet klopt weten de meesten wel. Strikt genomen doen velen het toch niet goed. De btw over de kosten van een treinkaartje richting de klant bereken je namelijk niet over wat je zelf ervoor betaalt hebt bij de automaat van NS, maar over de kosten van het kaartje exclusief de daarop van toepassing zijnde 9% btw. Dus als een treinkaartje een 10-tje kost zijn de kosten voor de klant €10 - 9% + 21% btw. De 9% btw die jij bij het afrekenen van het kaartje betaald hebt neem je op in je btw aangifte. (nog een extra goede reden om een NS business card te nemen want dan wordt het voor je uitgesplitst)

Ook btw bij eten en drinken in de horeca, maar let op

Bereken je onkosten door aan een klant voor een diner of borrel buitenshuis, dan werkt het weer een klein beetje anders dan bij treinkaartjes. Richting de klant bereken je daar wel btw over, maar de btw over horeca bestedingen is voor jou zelf niet aftrekbaar. Het gevolg daarvan is dat als je die kosten doorbelast aan je klant, je de btw moet berekenen over het hele bedrag, dus ook over de btw die je betaald hebt.

Aftrekpost

Toen we dit btw vraagstuk uitgediept hadden bleef de onzekerheid over dat de vergoeding voor het etentje als 'winst uit onderneming' zou worden gezien, waardoor er inkomsten belasting (de netwerkcollega heeft een eenmanszaak) over betaald zou moeten worden. Daar wist ik zelfs het antwoord op. Onkosten die je als ondernemer maakt voer je in je administratie op als bedrijfskosten. Deze worden afgetrokken van je winst en daarmee voorkom je dat je inkomstenbelasting betaalt over de vergoeding van de onkosten die je van je klant ontvangt. 

Heb jij vragen?

Ok, dit is niet het meest inspirerende onderwerp waarover ik ooit een blogpost geschreven heb, maar ik vond het prettig om eens een keer op een rij te hebben hoe het zit. Heb jij praktische vragen over dit soort of andere onderwerpen? Stel ze aan mij of in de community. Samen met de netwerkcollega’s weten we vast hoe het zit, of hoe je het het handigst aanpakt. 

Geniet van de zomer.

Marijn.

Nb. ben, of word je binnenkort zelfstandig (interim) advocaat of jurist? Plan gerust een (online) kennismaking met het netwerk.